メールは気をつけないと馬鹿だと思われる 無難なメール書き方と注意点

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メールの書き方、と言うのは、既にあらゆるキャリア系の雑誌やサイトにおいて語り尽くされているかとは思いますが、

 

幸いコアトルはそう言ったものは読んだことがないので、むしろまっさらな気持ちでこんな生意気な記事を書けるわけであります。

 

メールは社会人であれば、事業所で働いていれば一日に最低でも1通は送ることがあるものと思われます。

 

このメールというのは、特に一日何通も書いていると、あまり意識せずに書いているかもしれませんが、若くして窓際部署のコアトルは、他人のメールを意味もなく閲覧するにつけ、メールの持つ大変な重要性を日に日に思い知っているところです。

 

特に人となりを知っている人が送っているメールを見て、ちょっと内容が残念だと、「あーこの人はメールで大損してるな」などということが手に取るようにわかるのです。

 

そこで、ちょっと偉そうで恐縮ですが、今日はメールを書く際の最低限の注意事項やポイントを簡単にまとめたいと思います。



メールの目的を忘れないこと

メールを書く上で、最も重要なことはこの点であります。

 

どんな小細工、テクニックを持っていても、メールの目的を忘れてしまっては、ちり紙にもならない粗大ゴミを相手に送ることになるのです。いやまあデータなんですけどね。

 

それで、目的というのは一言で言えば情報伝達であります。

 

伝達手段として他に、直接話す、あるいは電話するという方法がありますが、例えば遠隔地にいる人に対して連絡を取る場合や、忙しくてミーティングができない人の時間節約をしたい場合などにメールをたまたま使うわけです。

 

方法は違えど、根本目的は情報伝達なのであります。

過不足なく伝えろ

さて、情報伝達ということは、つまりあなたが持っている情報を相手に伝える、ということですが、ここで重要なのは、過不足なく伝えるということであります。

 

もっと掘り下げていうと、情報が不足する方が、再送付のリスクがあるので、多くの人は情報の不足には敏感でありますが、

 

逆に情報過多には鈍感なのであります。

 

万代不易の真理、格言、箴言に、

「過ぎたるは及ばざるが如し」

というものがありますね。

 

これは孔子の『論語』から咀嚼して引用され現代に伝わった言葉ですが、全く至上の真理と言って差し支えない。

 

多くの人が、情報伝達に本当に必要な情報以外の情報を、無為にメールに盛り込んでしまうことで、多くの時間を無駄にしていると思われる。

 

メールを書くときは、情報の不足だけでなく、情報過多にも注意することが重要です。

単に文字数を減らそうとするな

そしてまた、こういうことを言うと、さらに誤解する人が多いこと多いこと。

 

つまり情報過多になることを注意しようと思ったら、単純に文字数を少なくすれば良い、などと言う人がいる。

 

いや、半分はあっているのですが、ここで注意したいのは、文字数と情報量は正比例することはない、と言うことであります。

 

我が国の近代以降のハイライトである日露戦争の日本海海戦について、今日あれだけ秋山真之の「本日天気晴朗なれども波高し」が有名になったと言うのに、

 

文字数と情報量は正比例しない、と言う簡単な真理に気づかない人が多いのは閉口します。

 

文字数を極力少なくする、と言うことは重要ですが、案件によってはそれなりの文字数になることが多い。

 

そう言う場合に、出来るだけ文字数を少なくしつつ、かつ多くの情報を伝えるか、と言うことが重要なのであります。




情報量が多い場合は極力抽象化せよ

文字数を少なくして多くの情報を伝えるためには、抽象化、と言う作業が必要であります。

 

先に具体的な記述について例示しますと、

 

「某国のスパイが諜報活動や組織運営などの活動資金を獲得するために、日本国内において、窃盗、詐欺(オレオレ詐欺などの特殊詐欺を含む)、強盗、マルチビジネスなどの犯罪を行なっている可能性が高いと思われます。」

 

例えばこういう報告を上司にする必要があるとしましょう。

 

ただし、これは上司から報告を求められているのではなく、あなたがそう思ったので自発的に上司に報告する、という粒度のメールとしますと、

 

やはりこれでは具体的すぎるので、こういう場合は、

「某国のスパイが活動資金を獲得するため、非合法活動により資金集めをしている可能性が高いと思われます。」

とするのが望ましい。

 

ちょっと稚拙で恥ずかしいのですが、例えば抽象化する、というのはこういうことを指しているのであります。

書く順番に気をつけろ

これはおそらく世の中で最も流布された、メール書くときの注意ポイントの一つでありましょう。

 

これは特に日本人は、わかっていてもやってしまいがちなのです。

 

本来は結論を先に書く、ということが重要で、これは真理とまでは言えませんが(結論を後回しにする方がいい場合もあるからです)、大方正しい主張です。

 

しかし多くの人が、特に自分の得意分野について回答するメールを返信するときは、全く文学作品と見間違えるような書き出しから始まって、

 

だらだらと接続後で文章を冗長にさせ(コアトルのブログ記事のように)、

 

途中で何が言いたいのかわからなくなる。

 

最後に結論は書いてあるけれど、たいていの場合文章途中の接続に失敗しているので、結論に違和感はなくても、その道中に不安があるために、

 

どうも読了後に食あたり感を感じてしまう。

 

なので、本当にシンプルすぎで書く気にもなりませんが、

結論
⬇️
理由
⬇︎
補足(背景など必要に応じて)

の順番は守るようにしたいところです。なお、メールが何かのお願いメールである場合は、冒頭の依頼内容を、末尾でも繰り返すのが望ましいかと思います。

メールは送る前に必ず読み返せ

全く、私も部下を持って思いますが、メールを送る前に読み返さないような人が多いのにも閉口する。

 

どうもある種のメールを書く、という行為(全てではないが)自体が相当程度ストレスなようで、早く自分の手からこの忌々しい業務を祓い去りたい、

 

という心理でいっぱいらしい。はたから見ていてそう見える。

 

で、結局あーでもない、こーでもないと考えては途中で書き直して、ということを繰り返して、最後の署名を記載したところで、

 

大いなる安堵感からか、ポチッとそのまま送信ボタンを押して、「あっ!」とか言ってやがる。

 

送信メールを見てみると、明らかに推敲中の書き残し、本来は削除すべき内容の文章が残ったりしていて、こちらとしては憤懣やるかたないのである。

 

どんなに急いでいても、いや急いでいるときほど、メールの見直しは欠かしてはいけないのであります。

自戒

と、まあ偉そうに書きなぐったコアトルですが、我がブログを見返していつも、「なんと冗長か」と思います。

 

どうでもいい前置きをだらだら書いて、具体的な内容は後ろの方で出てくる、というのはまだ良い方で、結論がありそうなタイトルなのに、まともな結論や解決法が書いてなかったりする。

 

これでも毎日結構な人が読んでくれていて、本当にありがたい限りではありますが、案の定リピーターは少ないようであります。

 

まあ、これは自分の趣味ですから、会社でうんと我慢している長文メールをかけないストレスを、これで発散していると思っていただければありがたい。